Of je nu bijna tegen je opslaglimiet aan loopt of je meer overzicht in je mailbox wilt, het geeft een lekker gevoel als je postvak opgeruimd is voor je vakantie aanvangt. Je bespaart bovendien tijd, en misschien ook geld omdat je postvak een kleinere opslag verbruikt.
In drie stappen leg ik uit hoe kun je je mailbox gedegen opschoont. Bookmark dit artikel en deel het met de mensen met wie je samenwerkt; de tips komen altijd van pas.
STAP 1. Informele mails altijd weggooien
Ik deel mail in naar formele en informele mail. Formele mail is bijv. communicatie over contracten, facturen, offertes, afspraken en met officiële instanties. Informele mails zijn overleggen, gesprekjes, aankondigingen, nieuwsbrieven en dergelijke.
Informele mails lees je amper terug en hoef je in 98% van de gevallen niet te bewaren. Verwijder daarom al je informele mail ouder dan 6 maanden. Rücksichlos.
Durf je dit niet aan, of heb je een argument om bepaalde individuele mails wel te bewaren, doe dit als archiefbestand lokaal op je pc. Dat ontlast je opslaglimiet en het ruimt je postvak op.
STAP 2. Ruim eerst je mailbox op voordat je gaat archiveren
Dat pak je zo aan:
1. Sorteer je mail op datum, begin bij het opruimen met de alleroudste mail. Daarmee kun je al veel in 1x selecteren en verwijderen. Je kunt ook op naam sorteren en daarmee conversaties weggooien.
2. Verwijder alle nieuwsbrieven, out of office-reply’s updates van social media, reclame. Die ga je echt niet meer lezen. (Bonustip: misschien gelijk een goed moment om je af te melden voor nieuwsbrieven waar je niet aan toe komt)
3. Bewaar de nuttige mailings van ISI Media natuurlijk wel 🙂
4. Leeg de map Verzonden items. Controleer de verzonden berichten van de afgelopen 8 weken.
Kom je iets tegen waarop je nog geen antwoord kreeg. Verplaats dat bericht naar een mapje of label ‘Afwachten’ zodat deze top-of-mind blijft.
5. Controleer je spambox en verwijder deze.
6. Verwijder je prullenbak in je webmail. (Ongeveer 4x per jaar doen wij dat ook ongevraagd en kostenloos voor onze klanten.)
7. O ja, opruimen doe dit op eigen risico; wij kunnen geen mail van je terughalen.
STAP 3. Lokaal archiveren
Vervolgens ga je lokaal – dus op je eigen pc – archiveren. Ik leg uit hoe je dat doen met verschillende mailprogramma’s:
- Lokaal archief maken via Outlook
Outlook heeft de mogelijkheid om een archiefmap te maken. Dit heet een ‘PST-bestand’. Je maakt een PST-bestand aan, en vervolgens sla je deze op je lokale pc op (maar nooit in een netwerk). Voordeel van het PST-bestand is dat het overdraagbaar is naar andere computers via een importfunctie. Volg deze aanwijzingen op Lifehacking.nl hoe je dit doet
Je kunt daarnaast in Outlook ook orde op zaken stellen. Outlook is voorzien van enkele tools die je helpen bij t epostvak te doorzoeken. Ga naar ‘Bestand’ en klik onder de tab ‘Info’ op ‘Opschoonprogramma’s’. Kies hier ‘Postvak opruimen’ en volg de aanwijzingen.
- Lokaal archief maken van Gmail
Gebruik je Gmail, dan blijft een mail gewoon achter op onze mailserver als je dat zo hebt ingesteld. Dus hiermee kun je wel je Gmail-postvak opschonen, maar je kunt gewoon tegen je opslaglimiet op de mailserver blijven aanlopen.
Via Google Takeout kun je je account, gegevens, etc. handig exporteren. (Dan weet je gelijk wat Google allemaal van je heeft)
- Lokaal archief maken via Mozilla Thunderbird
Ons favoriet gratis mailprogramma, waarbij je je heel eenvoudig externe archieven maakt. Thunderbird is een gratis mailprogramma> je kunt individuele e-mails exporteren in EML of e-mailarchieven in MBOX. Dit zijn de standaarden voor mailarchieven.
Op deze website staat een handzame uitleg om mails ‘offline’ te exporteren en duurzaam te bewaren
- Lokaal archief maken met Outlook Express
Alle berichten in Outlook Express worden opgeslagen in .DBX-bestanden. Ga in Outlook Express naar het menu Extra > Opties > Onderhoud. Klik daar op de knop Archiefmap. Je ziet de locatie waar je mailberichten staan opgeslagen. Vandaaruit kun je gegevens exporteren.
Extra uitleg vind je op deze website
- MailStore Home
Dan tot slot een backupprogramma dat alle e-mails in één archief plaatst uit verschillende (online) programma’s. Mailstore werkt bijvoorbeeld met Windows Mail, Windows Live Mail Outlook, Office 365, Microsoft Exchange Server, Microsoft Office 365, Thunderbird, Outlook.com en Gmail. Het werkt gemakkelijk, en de backups zijn ook te exporteren naar welke plaats ook. Voor privé-gebruikers is het nog gratis ook.
- Roundcube
Onze webmailsoftware is Roundcube. De standaardopslaglimiet is 2 GB en kun je verhogen naar 5 of 10GB, of meer. Loop je tegen een limiet op, dan kunnen we die binnen 24 uur verhogen.
Met Roundcube kun je mails archiveren in een aparte map, maar niet zelf exporteren. Wil je mails via Roundcube exporteren, dan kunnen wij dat voor je verzorgen.
Terug van vakantie en een volle mailbox?
Je kunt er niets aan doen dat je mails binnenkrijgt als je er niet bent. Veel mensen starten daarom hun eerste werkdag na de vakantie met een dagje mails wegwerken. Doe dat niet!
Beantwoord geen enkele mail, maar verplaats ze naar een archiefmap. Verwijder mails die in je als cc hebt gekregen.
Als er echt een belangrijke mail tussen zit, kun je die enkele mail beantwoorden, bijvoorbeeld door te bellen of even langs de betreffende persoon te lopen. Lange noodzakelijke XXL-mails kun je opsparen. Soms komen ze in een overleg vanzelf ter sprake (scheelt je tijd). En als het echt heel belangrijk is, zal de verzender vast ook contact met jou opnemen. Zo voorkom je dat je met een forse achterstand in je werk weer begint en je in een stressmodus belandt. Daarvoor is je welverdiende vakantie niet bedoelt….
