Is dat handig, communicatie zonder communicatieplan?

Ja. Een traditioneel communicatieplan is niet handig meer. Niemand zit op stapels papier te wachten en meerjarenplanning met alle activiteiten in detail uitgewerkt als je in een volatiele omgeving werkt. Je kunt je dan beter richten op het oplossen van je communicatievraagstuk.

Een conventioneel communicatieplan is niet heel zinvol als de wereld om je heen volatiel is, snel verandert. (Als je omgeving niet snel iss, dan kan een communicatieplan natuurlijk zijn waarde hebben).

Maar communicatie legt geen standaardroute van A naar B af. Het probleem van een klassiek communicatieplan is dat het niet lineair is door te trekken naar de toekomst. Onderweg kan van alles wijzigen. Dan is het verstandiger om continue te luisteren en de dialoog met je klantgroepen (in- en extern) aan te gaan. In gesprek met hen kun je versnellen, vertragen, bijsturen. Luisteren en dialogiseren kan daarbij uitstekend online, via sociale media als Facebook, Instagram, Whatsapp of Twitter (of wie weet Vero als dat een blijvertje wordt).

Dan maar helemaal niets plannen?

De communicatie-acrobaat neemt het koord en zal zoeken naar een flexibele weg met een goede rode draad: strategie begint bij nadenken en staat een planmatige aanpak voor. Dat kan flexibel door te scrummen en in scenario’s te denken zonder al te halsstarrig vast te houden aan een stevig plan.

Flexibele strategische communicatieplanning

Een alternatief voor de traditionele ontwikkeling om te komen van flexibele strategische communicatieplanning, is te kijken naar kwalificeren, onderzoeken, oplossen, en tussentijd testen en/of aanpassen.

• Kwalificeren
  Dit is de voorfase, waarin je nadenkt over de problemen in de communicatie. Liggen die problemen aan de organisatiegraad, de focus, de competenties van mensen, de techniek, het inzicht in de klant?
• Onderzoeken
  Bepaal, na het benoemen van je problemen (uitdaging, zo je wilt), de prioriteit van de problemen. Onderzoek de oorzaken van de belangrijkste obstakels en dilemma’s en wat de consequenties waren. Voorbeeld: je kunt wel willen shinen op YouTube, maar als het woord ‘vlog’ vooral timemanegementproblemen bij je medewerkers oplevert, gaat er iets niet goed.
• Oplossen
  Werk vanuit je onderzoek en het contextualiseren van je probleem enkele oplossingen of scenario’s uit. Denk daarbij wat de favoriete route gaat worden met het meeste draagvlak, en denk na welke hobbels er (opnieuw?) kunnen optreden. Dit doe je om te voorkomen dat mensen de pijp aan Maarten geven.
• Test en pas aan
  Zorg ervoor dat je dan wat gaat doen. Oplossingen kunnen alleen helpen, als je uit je stoel komt. Ga aan de slag en test of de oplossing werkt. Leg de resultaten vast en vier samen de successen. Die gretigheid kan er wel eens voor zorgen dat conundrums als sneeuw voor de zon verdwijnen. En als er knelpunten ontstaan: wees wendbaar en pas je tactieken aan. Maar doe wat direct is te realiseren.

Wendbaar, snel, en nog goedkoop ook

Het voordeel van deze manier van werken is dat de organisatie van je communicatie wendbaar is, en tot snel werken kan leiden. Voor kleinere organisaties met beperkte budgetten heeft het nog een voordeel: je spaart de kosten van gedegen kwalitatief communicatieonderzoek en analyse uit en je spaart tijd uit van je medewerkers omdat het zo’n lekkere rechttoe rechtaan strategie is.