Een goed communicatieplan is net als een stevig huis. Het heeft verschillende bouwstenen nodig om solide te kunnen staan. Maar wat moet er in zo’n plan staan?
De bouwstenen van een communicatieplan:
1. Probleemstelling
Begin simpel.
We hebben het niet over een ingewikkelde ist-soll analyse; communicatie is dynamisch. Wat is het probleem dat je wilt oplossen? Is het een communicatieprobleem, of speelt er iets anders in je organisatie?
Onthoud, een ideale situatie bestaat niet. Communicatie is altijd in beweging. Dus focus op: Welk probleem probeer ik op te lossen?
2. Analyse
Zodra je probleem duidelijk is, breng je je huidige situatie in kaart. Dit betekent zowel intern als extern kijken. Analyseer de interne organisatie: Hoe gaat het daar? Kijk ook naar de buitenwereld: Wat speelt er? Wat zijn de belangen van je doelgroep?
Voer een stakeholderonderzoek uit: praat met mensen binnen en buiten je organisatie.
3. Doelgroep bepalen
Ken je doelgroep! Een goede doelgroepanalyse maakt of breekt je communicatieplan. Gebruik bestaande kennis, maar vul deze aan met goed onderzoek om te verifiëren of je beeld klopt. Visualiseer je doelgroep: Hoe zien ze eruit? Wat zijn hun behoeften? Hoe kun je hen het beste bereiken? Gebruik hiervoor persona’s, ijkpersonen die je doelgroep(en) verbeelden.
4. Doelstellingen
Wat wil je bereiken met je communicatie? Wat wil je dat je doelgroep doet of denkt? Gaat het om kennis, houding of gedrag? Is het echt een communicatievraagstuk, of speelt er iets anders?
5. Strategie
Ontwikkel je strategie. Wat wil je doen en waarom? Welke middelen en mensen heb je nodig? Hoe pak je het aan? Een goede strategie is het fundament voor alles, dus vergeet deze stap niet. Het gaat om doordachte keuzes maken en aan de slag gaan. En… houd het simpel.
6. Boodschap formuleren
Breng je boodschap duidelijk en beknopt over. Wat wil je precies vertellen? Hoe vertel je dat? De formulering moet aansluiten bij je doelgroep.
7. Middelen
Welke middelen ga je gebruiken om je doelgroep te bereiken? Denk aan verschillende communicatiekanalen: Social media, e-mail, evenementen, enzovoort. Kies de middelen die het beste bij je doelen en doelgroep passen.
8. Planning en organisatie
Dit is de stap waarin je alles in de juiste volgorde zet, zodat je niets over het hoofd ziet. Plan en organiseer, en beantwoord vragen als:
– Wat moet wanneer gebeuren?
– Wie is verantwoordelijk?
9. Financiën
De grote vraag: Wat kost het en wat levert het op? Maak een begroting op basis van je activiteiten. Zonder grip op je budget kun je niet goed sturen. Zorg dat je inzicht hebt in zowel de kosten als de opbrengsten. Dit helpt bij het overtuigen van je management board.
10. Evaluatie
Check regelmatig of je op de goede weg bent. Evalueren is belangrijk om te leren van wat je doet. Wat ging goed? Wat kan beter? Vraag feedback aan je stakeholders en stuur bij waar nodig. Communicatie is een continu proces!
Deze tien bouwstenen zorgen ervoor dat jouw communicatieplan een solide basis heeft. Neem de tijd om ze goed door te nemen en te implementeren, want hiermee leg je de fundering voor succesvolle communicatie.
