Uitpuilende mailboxen? Opruimen doe je zo
Opruimen van je mailbox is altijd een goed idee, want:
- Je opslaglimiet krijgt meer adem.
- Je hebt meer overzicht en een opgeruimd gevoel.
- Een grote schoonmaak zorgt dat je mailbox snelheid behoudt.
- Je bespaart kosten op meer opslagruimte
Als eerste: standaard heeft je mailbox 2GB aan opslagruimte. Dit kun je bij ons tegen betaling ophogen tot 5GB of 10GB.
1 Hoe vaak lees je een mail terug?
Veelal is dat niet zo heel vaak. Of: bijna nooit. Stel je voor: je gooit alle mail ouder dan 6 maanden weg, wat zou je missen? Wat zou de schade zijn? In de meeste gevallen is dat heel beperkt. Vind je 6 maanden te rigoureus? 12 maanden wel? Nee, dan kun je ze opschonen.
2. Informele mails altijd weggooien
Formele mail is bijv. communicatie over contracten, facturen, offertes, afspraken en met officiële instanties. Informele mails zijn overleggen, gesprekjes, aankondigingen, nieuwsbrieven en dergelijke. Informele mails lees je meestal niet terug en hoef je in 98% van de gevallen niet te bewaren. Verwijder daarom al je informele mail ouder dan 6 maanden, wellicht met uitzonderling van echt persoonlijke mails.
3. Download eerst
Download je mail naar je computer, bijvoorbeeld als archiefbestand, of verplaats ze naar een gratis maildienst als Gmail. Sla een archiefbestand per jaar op, zodat je een jaar mail kunt verwijderen als je er achter komt dat je er niet in hebt gekeken.
4. IMAP of POP
Gebruik je IMAP-instellingen (dat mails synchroniseert tussen je webmailbox en je eigen mailprogramma), dan kun je lokaal je mails archiveren of verwijderen. Je webmailruimte wordt dan ook opgeschoond. IMAP is handig omdat je dan mails op meerdere apparaten kunt lezen. Heb je dat niet nodig, gebruik dan POP3-instellingen. (Kijk op isimedia.nl/support voor uitleg)
4. Sorteer en verwijder map voor map
Je kunt in onze webmailsoftware Roundcube handige selecties en sorteringen maken, bijvoorbeeld op afzender of op een trefwoord. Selecteer vervolgens map voor map alle mails en verplaats ze naar je prullenbak. Je prullenbak wordt na afsluiting automatisch geleegd. Net als thuis is het prettig dat je vuilnisbak geregeld wordt geleegd.
6. Begin onderaan met de oudste mail
Sorteer je mail op datum, begin bij het opruimen met de alleroudste mail. Daarmee kun je al veel in 1x selecteren en verwijderen. Je kunt ook op naam sorteren en daarmee conversaties weggooien.
7. Verplaats alle overbodige mails rechtstreeks in je prullenbak
Veel mensen krijgen nogal eens overbodige mails, of mails die snel overbodig zijn. Denk aan:
- Nieuwsbrieven
- Korte verslagen
- Reclame
- Updates van je sociale media
- Spamberichten
- Reminders
- Uitnodigingen
- Persberichten
- Kopij
- Vergaderingen (uitnodigingen, afmeldingen, verslagen, notulen, agenda’s)
- E-mail ontvangstbevestigingen
- Afwezigheidsmeldingen of andere notificaties
- Betalingsherinneringen
- Verjaardagen
- Bestellingen die zijn geleverd
- Oude facturen (maar let op je bewaartermijnen!)
Bewaar de nuttige mailings van ISI Media natuurlijk wel 🙂
8. Stel jezelf de vraag:
– Ga ik dit nog lezen?
– Lees ik deze mails graag?
– Ga ik de tips of kortingen gebruiken?
Antwoord je 1x met NEE? Verwijder de mails en schrijf je uit nieuwsbrieven en notificaties. (Maar natuurlijk niet die van ons :-))
9. Loop je Verzonden mails langs
Selecteer op dezelfde manier: per periode (alles ouder dan 6 of 12 maanden) of op afzender en schoon je deze mailmap op.
10.Een archiefmap?
Veel mensen hebben een map per onderwerp of thema. Je kunt je inbox in verschillende mappen archiveren. Heb je veel mappen, dan kost dat wel weer extra werk om map voor map op te schonen.
11: Spammap legen
Check geregeld je spam. Daar zit al vaak ongewenste mails in, maar soms kom je mails van een vertrouwde afzender tegen. Spammap gecheckt? Verplaats spamberichten direct naar je prullenbak.
12. Sneller werken met Getting Things Done
Je kunt ook werken volgens de ‘Getting Things Done’ (GTD) methode. Dat is laagdrempelig en voor velen een flinke sprong om je mailbox niet te laten overwoekeren. Je werkt met 3 mappen.
1. Bewaren
2. Deze week doen
3. Later/misschien
Vervolgens verwerk je 1 of 2x per dag je inbox. Dat gaat sneller dan ‘even snel’ je mail checken en beantwoorden.
1. Open de mail en stel jezelf de volgende vragen:
– Kun je het in 2 minuten afhandelen, dan gelijk doen
– Vraagt het om een actie voor een bepaald tijdstip? Zet een afspraak in je agenda, en verwijderen de mail
– Heeft de mail geen haast? Verplaats de mail naar de map “Later/misschien’
– Vraagt de mail niet om actie? Verplaats de mail naar Bewaren
Plan met GTD 1 vast moment in de week in om de 3 mappen langs te lopen en of een mail te beantwoorden, of te verwijderen.
Hiermee blijf je baas over je eigen mailbox die lekker opgeruimd blijft.
Tot slot. Opruimen doe dit op eigen risico; wij kunnen geen mail van je terughalen.
Wil je meer tips? Of hulp over je mailbox? Een upgrade?
Mail met support@isimedia.nl en we helpen je graag verder.
Kijk ook op isimedia.nl/support met veel tips over mail. Daar vind je deze tips ook terug, zodat je dit mailtje niet per se hoeft te bewaren.